Reportasje

Hvordan hjelpe ledere å lede ansatte som er spredd for alle vinder?

Brødsmulesti – Ikke rør

kontakt og ingress

Det utvikles stadig ny funksjonalitet i HR-systemene for at ledere skal kunne gi like god oppfølging til ansatte som sitter i en annen by, eller på hjemmekontor, som de sitter på kontoret ved siden av.

Reportasje

Hvordan hjelpe ledere å lede ansatte som er spredd for alle vinder?

 

Å være leder med personalansvar er en tøff jobb i dagens arbeidsmarked. Kravene til å levere resultater øker stadig, samtidig som de ansatte blir mer og mer mobile og jobbskiftene hyppigere. De ansatte krever en arbeidsplass som engasjerer, motiverer og stimulerer dem. Det er lenge siden gullklokke for lang og tro tjeneste var et mål.

 

Den daglige oppdateringen ved kaffemaskinen er i disse dager for mange erstattet med e-post og forhåndsavtalte telefon- og skypemøter. Dette gjør at forskjellen på å lede noen som sitter på en lokasjon langt unna og ansatte som sitter i samme etasje har blitt vesentlig mindre. Men er det de spredte som nå får bedre oppfølging, eller bare de som før var nærme som får dårligere?

 

Når de fysiske treffpunktene mellom leder og ansatt blir sjeldne er det desto viktigere med god systemstøtte. Mange HR-systemer tilbyr nå støtte for både leder og ansatt til enkelt å gi hverandre hyppig feedback som et supplement til den årlige medarbeidersamtalen. Slik kontinuerlig feedback blir stadig viktigere i samspillet mellom leder og ansatt etter hvert som systemene tar over mye av den administrative biten av ledelsen.

 

Hyppig, ikke årlig oppfølging

Stadig flere virksomheter erstatter den årlige medarbeidersamtalen med hyppigere og mindre undersøkelser for mer fortløpende å kunne måle temperaturen på organisasjonen og fange opp endringer og utfordringer. God støtte for enkelt og raskt kunne sende ut slike meningsmålinger, eller polls som de gjerne kalles, samt administrere besvarelsene er da viktig.

 

Et godt og moderne HR-system skal på en oversiktlig måte kunne vise både leder og medarbeider både små og større mål og oppgaver som skal utføres og lar medarbeideren angi hvor langt han har kommet i å ferdigstille disse. Den ansatte skal enkelt, og så ofte det ønskes, kunne gå inn og justere hvor mange prosent av hver oppgave han har utført slik at leder enkelt kan se hvordan hver og en av sine ansatte ligger an, og følge opp ved behov.

 

Hvordan synes når det er «feil» leder som ser deg?

De beste systemene gir også god støtte for at prosjektledere og også andre som samhandler med den ansatte til daglig kan delta i prosessene, ikke kun den lederen som har personalansvar. Dette er spesielt viktig i organisasjoner hvor mange av de ansatte ikke har en personalleder som ser dem, men i større grad jobber med prosjektledere, arbeidsledere eller skiftledere. Det er likevel svært viktig at HR-systemet er satt opp på en slik måte at det samtidig ivaretar riktig tilgangsstyring og GDPR-reglene. Dette er derfor ikke alltid like enkelt å få til i et system som ikke er laget spesielt med dette i tankene.

 

Relasjonen blir stadig oftere mellom ansatt og systemet, ikke ansatt og leder

Særlig på utvikling- og opplæringsområde ser vi en tydelig tendens til at relasjonen nå heller er mellom system og ansatt, med leder som bisitter. Det er ikke lenger nødvendig med lange møter mellom ansatt og leder for å avdekke karriereplaner og utviklingsønsker, lage opplæringsløp eller avstemme målene fra i fjor. Dette kan medarbeiderne nå gjøre selv i samarbeid med HR-systemet.
Systemet gir medarbeider tips om hvilke kurs vedkommende bør ta både ut i fra bedriftens krav og kompetansebehov, medarbeiders stilling og roller, de kurs den ansatte allerede har tatt og hvilke kurs andre i samme situasjon har tatt. Systemet holder også orden på hvilke kurs og sertifiseringer som har utløpsdato og må gjentas.

 

Flere av systemene har også en robot som ikke bare foreslår og bygger planer, men også svarer på de ansattes spørsmål. Lederne skal bruke sin tid på å lede - ikke administrere og kontrollere.

 

Ta kontroll på hvor den elektroniske kommunikasjonen skjer!

HR-verdenen har de siste årene sett en klar tendens til at det blir vanskeligere både å rekruttere ansatte med den spesialkompetansen mange trenger, og ikke minst å beholde de ansatte. Behovet for å fornye og øke kompetansen i virksomheten er for mange nærmest utømmelig. Dette fører til at intern læring og utvikling blir et enda viktigere satsingsområde.

 

Med ansatte sittende flere forskjellige steder blir det også ekstra viktig for virksomheten å legge til rette for elektronisk samarbeid og kommunikasjon de ansatte i mellom, også utover e-post og Skype-møter. Vi trenger både at de samarbeider og at de utvikler hverandre og sprer sin kunnskap. Samhandlingsformer som eksempelvis Workplace, Slack og Yammer lar oss legge til rette for dette samtidig som de beholder oversikt og mulighet til å holde kontroll på den informasjonen som spres.

 

Enkelte virksomheter sverger likevel fortsatt til å benytte et statisk intranett til formidling av informasjon. Disse blir gjerne overrasket over hvor mange facebook-grupper de ansatte har opprettet for sin avdeling, gruppe, funksjon eller arbeidssted. Utfordringen med slike er at man er helt avhengig av at de ansatte selv faktisk vedlikeholder hvem som har tilgang til gruppene når folk slutter og begynner, og at man i praksis har null kontroll på bedriftens opplysninger.

 

De ansatte kommer til å danne sine grupper for å kunne prate sammen og spre det de ønsker, jo bedre vi legger til rette for at det skjer i våre interne systemer, jo sikrere er vi.

 

E-læring er ikke bare selve kurset

De gode kurs og opplæringsmodulene har gjerne også funksjonalitet for å opprette elektroniske diskusjonsrom for kursdeltakere per kurs eller opplæringsløp. Selv om opplæringen gjerne er en e-læring ser vi at læringsutbyttet på sikt heves av deltakelse i gruppediskusjoner i etterkant. God støtte for kursdeltakere til å diskutere og gjennomgå kunnskapen med de øvrige deltakerne som befinner seg på samme nivå i læringskurven er verdifull funksjonalitet som man bør forvente at LMS-systemet har, og kan administrere uten at det må initieres eller administreres av kursadministrator eller kursdeltakerne selv.

 

Funksjonaliteten er allerede kommet

All den funksjonaliteten vi har nevnt her finnes allerede i de beste av dagens HR-systemer. Har dere en spredt arbeidsstokk og skal anskaffe et nytt HR-system bør dere kreve at de støtter disse. De kan også være lurt å sjekke at leverandøren har fokus på å utvikle ytterligere funksjonalitet for distanseledelse, samt direkte relasjon mellom den ansatte og systemet.

Bunnboks

Nysgjerrig på våre tjenester?
Martin Jonassen AS tilbyr all form for bistand når dere skal revitalisere HR og Lønn, enten gjennom system- eller prosessendringer - se vårt utvalg av tjenester i menyen. Dersom dere ønsker å anskaffe systemer på egen hånd anbefaler vi et av våre kurs, som du finner under Foredrag og Kurs i menyen, eller ved å klikke her.